система менеджмента качества на предприятии что это простыми словами
ПРОСТО И ПОНЯТНО О СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА И СЕРТИФИКАЦИИ
«Кто определяет качество? Это делает потребитель:
только он может решить, Что покупать!»
«Что такое система? Это последовательность функций
или видов деятельности (подпроцессов) внутри организации,
которая работает совместно на цель организации».
«Всеохватывающей целью менеджмента должны быть системы,
в которых каждый может получить удовольствие от своей работы».
Уильям Эдварде Деминг, гуру качества
В современных, жестких условиях конкурентной борьбы за потребителя, эффективное управление компанией (быстрее, качественнее, дешевле) является ключевым. Одной из самых отработанных на практике и признанных в мире моделей управления бизнесом является Международный стандарт ISO 9001:2008. Система Менеджмента Качества компании созданная и сертифицированная по ISO 9001:2008, является по сути эффективной Системой Управления Компанией и гарантирует ее дальнейшее стабильное развитие.
Что такое СМК?
Назначение СМК.
Структура СМК.
Документы системы менеджмента качества:
Процедуры системы качества
Рабочие инструкции, связанные с качеством
Что такое ISO?
Что такое ISO 9000?
Что такое: ISO 9001:2008?
Принципы менеджмента качества. На восьми принципах менеджмента качества основаны стандарты системы менеджмента качества ИСО 9000:2005 и ИСО 9001:2008. Эти принципы могут использоваться высшим руководством в качестве основы для управления своими организациями с целью улучшения их деятельности.
Принцип 1. Ориентация на потребителя
Организации зависят от своих потребителей, и поэтому им следовало бы понимать текущие и будущие потребности потребителей, выполнять их требования и стремиться превзойти их ожидания.
Принцип 2. Лидерство руководителей
Руководители устанавливают единство цели и направления деятельности организации. Им следует создавать и поддерживать внутреннюю среду, в которой работники могут стать полностью вовлеченными в деятельность по достижению целей организации.
Принцип 3. Вовлечение персонала
Работники всех уровней являются сутью организации, и их полное вовлечение позволяет использовать их способности для пользы организации.
Принцип 4. Процессный подход
Желаемый результат достигается более эффективно, когда деятельностью и соответствующими ресурсами управляют как процессом.
Принцип 5. Системный подход к менеджменту
Идентификация, понимание и менеджмент взаимосвязанных процессов как системы содействуют результативности и эффективности организации в достижении ее целей.
Принцип 6. Постоянное улучшение
Постоянное улучшение деятельности организации в целом следовало бы рассматривать в качестве ее неизменной цели.
Принцип 7. Основанный на фактах подход к принятию решений
Эффективные решения основываются на анализе данных и информации.
Принцип 8. Взаимовыгодные отношения с поставщиками
Организация и ее поставщики зависят друг от друга, и взаимовыгодные отношения между ними повышают способность обеих сторон создавать ценности.
Оптимизация затрат и ресурсов
Как внедрить СМК? Данный этап, как и предыдущий, характеризуется достаточной сложностью. После определения, формализации и утверждения требуемых способов осуществления деятельности их нужно реализовать на практике. Часто разработка и внедрение СМК представляют собой итерационные процедуры: некоторые предлагаемые способы действия сразу же проверяются на практике.
Трудоемкость данного этапа во многом зависит от подготовки персонала. Обученные и компетентные сотрудники способны реализовать процедуры самостоятельно, в противном случае внедрение потребует значительных усилий руководства и консультантов. Факт внедрения является обязательным для сертификации.
Как обеспечить поддержку эффективного функционирования СМК? Разработанная система должна правильно функционировать: деятельность и процессы предприятия должны соответствовать разработанным документам СМК. Полученный сертификат действителен только в течение определенного периода времени. Для подтверждения необходимы повторные (годовые) наблюдательные аудиты, а также ресертификация один раз в три года. Для положительного решения аудиторов относительно действующей СМК необходимо показать не только ее работоспособность, но и развитие.
От чего зависят сроки и стоимость СМК? Ответ на этот вопрос зависит от большого числа факторов. К ним в первую очередь относятся: размеры предприятия; численность персонала; готовность (эффективность) существующей СМК; сертифицируемые виды деятельности; выбор органа сертификации. Каждый из этих факторов существенно влияет на следующие составляющие суммарной стоимости:
Длительность первых курсов (основы и принципы менеджмента качества) составляет 3-7 дней. Существуют хорошие примеры организации обучения,когда консультанты выезжают на предприятие и проводят там семинары отдельно для топ-менеджеров
(около трех дней), для руководителей среднего звена (около пяти дней) и для промоутеров (непосредственных разработчиков) СМК (около десяти дней).
Стоимость создания и внедрения зависит от того, какую часть работы предприятие готово выполнить само, а какую часть доверяет внешним консультантам. Срок разработки существенно зависит от размеров предприятия и может составлять от одного до трех месяцев. Срок внедрения более длителен. По мнению представителей большинства органов сертификации, СМК должна успешно проработать после ее создания в течение 3-6 месяцев, и только после этого может быть представлена к сертификации. Поэтому в данный период нецелесообразно постоянное присутствие консультантов на предприятии. Стоимость сертификационного аудита определяется разными органами сертификации по-разному. В любом случае она зависит от количества дней, проведенных аудиторами на предприятии.
Какие направления деятельности можно сертифицировать? Для предприятий имеется возможность сертифицировать практически все направления деятельности. Необходимо отметить, что не подлежит сертификации финансовая сторона деятельности предприятия, так как считается, что она прямым образом не влияет на качество продукции. Однако такая деятельность, как банковские услуги, может сертифицироваться.
Когда предприятия создают СМК? В России практически не встречаются проекты создания СМК без задачи ее последующей сертификации. Для отечественных предприятий, судя по всему, более важен сам факт получения сертификата, чем использование функциональных возможностей системы. Это объясняется тем, что в большинстве случаев сам сертификат остро востребован рынком: например, заказчик требует сертификат; он нужен, чтобы выиграть крупный тендер и т. д. Часто встречаются разумные компромиссы. Многие руководители понимают, что, создавая действующую систему, нужно извлечь максимальную выгоду из ее функционирования. В большинстве случаев предприятия создают, а затем сертифицируют СМК, ставя перед собой следующие цели: поддержка экспорта продукции; стабилизация позиций на отечественном рынке; участие в конкурсах и тендерах; продвижение собственной торговой марки. С уверенностью можно предположить, что уже в недалеком будущем СМК превратится из элемента конкурентного преимущества предприятия в обязательный фактор его существования на рынке.
Рассмотрим четыре характеристики деятельности предприятия, на которые в большей мере влияют создание и эффективное функционирование СМК: прозрачность; управляемость;развитие; конкурентоспособность. СМК повышает прозрачность предприятия в части его организационной структуры, бизнес-процессов и функций. При разработке процедур, представляющих собой алгоритм деятельности, связанной с качеством, определяются или уточняются и организационная структура (как обязательства, полномочия и взаимоотношения, представленные в виде схемы, по которой предприятие выполняет свои функции), и бизнес-процессы и функции. Необходимо отметить, что это не относится к финансовой прозрачности, так как СМК не затрагивает финансовую деятельность предприятия. Управляемость предприятия улучшается в связи с тем, что при разработке СМК строго распределяется ответственность за выполнение процедур. В большинстве процедур предусмотрено ведение записей (отчетов) о качестве, которые формируют ответственные лица после выполнения установленных действий. В процессе создания СМК пересматриваются положения о подразделениях, должностные и рабочие инструкции. Это также повышает управляемость предприятия. Развитие предприятия обусловлено несколькими факторами. К ним относятся повышение компетентности (обязательность подготовки) персонала, его вовлечение в процесс создания системы, повышение эффективности производства за счет устранения лишних функций и снижения доли некачественной продукции, концентрация усилий на существенном, а также улучшение отношений с потребителями и поставщиками. Наиболее явно сертификация и эффективное функционирование СМК влияют на конкурентоспособность предприятия. Наличие сертификата значительно поднимает авторитет предприятия, его торговой марки. Это позволяет изменить ценовую политику предприятия (заведомо качественная продукция должна стоить дороже). Наличие сертификата увеличивает вероятность успеха при участии в конкурсах и тендерах. В некоторых случаях оно даже является обязательным условием конкурса или тендера.
Что можно ожидать от консультантов? Участие консультантов в процессе создания СМК и ее подготовки к сертификации может обеспечить некоторые дополнительные преимущества, облегчающие достижение целей предприятия. Некоторые консультанты обеспечивают комплексность создания СМК, понимая под этим дополнительное (по желанию заказчика) выполнение следующих услуг:
После сертификации важно извлечь все выгоды от сертификации и функционирования СМК. Для достижения этих целей, на наш взгляд, будут полезны следующие рекомендации:После сертификации важно извлечь все выгоды от сертификации и функционирования СМК. Для достижения этих целей, на наш взгляд, будут полезны следующие рекомендации:
Журнал ТЕХНИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ:
строительство, проектирование и изыскания
№2(3) февраль 2011
Что такое система менеджмента качества и с чем ее едят?
Краткий обзор, документация и сертификация СМК
Впервые читая стандарт ИСО 9001 или слыша аббревиатуру СМК, сложно понять, что это такое. Какая документация необходима для внедрения системы, как и зачем ее сертифицировать? Чтобы помочь тем, кто только начинает знакомство с этой темой, подготовили гайд, который понятно и доступно отвечает на эти вопросы.
Что такое система менеджмента качества и стандарт ИСО 9001-2015
Говоря о системе менеджмента качества, в первую очередь надо понимать, что речь не идет о качестве продукции как таковой. Речь идет о качестве управления компанией: грубо говоря, насколько достаточен, лаконичен и адекватен менеджмент компании в реальных условиях ее работы, насколько быстро высшее руководство компании реагирует на все изменения рынка, внешней регулирующей среды, конкурентной среды и быстро адаптирует внутренние правила и организацию работы к этим воздействиям, соблюдая при этом главную цель и задачу своего существования – удовлетворение тех требований, которые предъявляет к компании потребитель.
службу обеспечения качества;
отдел сертификации продукции и так далее.
При этом руководители компании глубоко убеждены, что внедрение системы менеджмента качества должно повысить именно качество продукции. И, конечно же, когда данный результат не достигается, то ругают стандарт ИСО 9001-2015 и все связанные с ним заинтересованные стороны, якобы это никому не нужная бюрократия, мешающая всем работать.
Роль управления компанией лежит на высшем руководстве. Организация всех внутренних правил работы, построение взаимодействия между подразделениями – задача высшего руководства, а не службы ОТК. Данное заблуждение топ-менеджмента приводит к тому, что, сидя в багажнике, служба ОТК пытается управлять автомобилем, не имея на это ни ресурсов, ни полномочий.
Во-вторых, надо понимать, что система управления есть в любой организации. И насколько она хорошо выстроена и логично организована – настолько и повышается уверенность в достижении намеченных результатов, в том числе и качестве продукции.
Согласитесь, есть разница между рулевой системой управления крутого, дорогого автомобиля и трактора 1960 года выпуска. В современных системах управления закладываются инструменты более тщательного контроля и различных настроек, позволяющих более маневренно и быстро принимать решения и достигать намеченных результатов.
Кто же несет ответственность за систему управления? Конечно же, во-первых, тот, кто, сидит у руля, и во-вторых, тот, кто ее создавал. А это высшее руководство, и не только генеральный директор и менеджеры процессов, но и акционеры (владельцы автомобиля все-таки они).
Документы СМК – требования к документации системы менеджмента качества
В современной версии стандарта ИСО 9001-2015 как таковых конкретных требований к наличию тех или иных внутренних нормативных документов нет. Есть достаточно конкретные позиции по документированию:
политики в области качества;
целей в области качества;
области действия предприятия: распространения требований ИСО 9001-2015 на виды деятельности компании, подлежащие критериям стандарта.
Все остальные правила, внутренние процедуры, инструкции по работе и так далее стандартом в обязательном порядке не требуются. Этот элемент требований стандарта отдан на откуп организации. Грубо говоря, организация сама решает, какие внутренние нормативные акты ей нужны, а какие нет. Исходить это решение должно в первую очередь из потребностей самой организации.
Согласитесь, что легче написать нормальную, понятную и простую инструкцию по сборке мебели, чем каждый раз каждому сотруднику подробно объяснять, как правильно собирать мебель. А если сотрудников много?
С другой стороны, предприятие пишет такую инструкцию, и все равно каждый раз обучает сотрудников, как правильно собирать мебель. Вопрос – зачем тогда инструкция? Она не работает. Такие инструкции не нужны, по мнению стандарта.
Таким образом и складывается понимание необходимости внутренних нормативных документов – в соответствии с размером и численностью компании, компетентностью сотрудников и сложностью выполняемой работы.
Что же касается требований к так называемым записям – документам, которые фиксируют результаты выполнения работ, то в стандарте есть конкретные требование о необходимости ведения такой документированной информации в рамках выполнения ряда работ и завершения нескольких процессов. Основная концепция необходимости ведения документированной информации – это возможность ее периодически анализировать для принятия решений.
Например, документация по результатам управления несоответствующей продукцией. Все дефекты, несоответствия и отклонения от требований должны фиксироваться в документе и храниться. Для чего? Чтобы периодически статистически это анализировать и принимать решения о необходимости корректировок в целях улучшения работы и исправления серьезных проблем.
Важно
Стандарт не устанавливает конкретных форм или бланков ведения такой документации. Компания сама себе может их придумать, причем в любом виде: бумажный, электронный формат, даже на камне можно высекать, не запрещено.
Если внимательно читать стандарт, то не так уж и много он требует вести записей результатов работы. Если сравнить состав форм и бланков, которые каждый день заполняются и подшиваются в папки в наших российских (да и не только российских) компаниях, и сравнить этот список с требуемым составом в ИСО 9001-2015, то мы поймем, что явно перерабатываем в данном направлении. А ведь стандарт ИСО 9001-2015 считает, что именно такого состава документации достаточно для эффективного и результативного управления, сбора данных для анализа и принятия решений.
В двух словах – компания должна понимать, организовывать и поддерживать в рабочем состоянии порядок работы с документами:
какие бланки и формы, когда, кем должны заполняться и куда передаваться для анализа и принятия решений;
как и сколько их хранить;
должно быть установлено правило работы по актуализации и внесению изменений как в нормативные правила, так и в бланки/формы для формирования записей.
Сертификация системы менеджмента качества
Многие задают вопрос, зачем нужен сертификат системы менеджмента качества на соответствие требованиям ИСО 9001-2015. Самый частый ответ – требование заказчика. Немного пофилософствуем на эту тему.
Зачем, когда мы приходим устраиваться на работу (по сути, нас «покупают» на рабочее место, осуществляют закупку человеческого и компетентностного ресурса), с нас требуют или просят справку о трудоспособности? Или направляют в соответствующую больницу, которой работодатель доверяет в части подлинности и объективности результатов, для прохождения медицинского осмотра? Затем, чтобы убедиться в надежности и трудоспособности потенциального работника. Часто мы видим и формальный подход к данной процедуре: купили справку в поликлинике или частной больнице, принесли работодателю, в отделе кадров поставили галочку, мол, «есть», и приняли на работу. Потом работодатель мучается: то больничный, то еще какая-нибудь напасть.
Сертификат – та же справка о состоянии здоровья, только компании. А ИСО 9001-2015 – учебник по анатомии. Поэтому, кстати, и выдается на три года с ежегодным дополнительным обследованием – инспекционным контролем. Состояние здоровья тоже может ухудшиться.
В реалиях рынка эту самую справку (сертификат) можно получить методом объективной оценки, честным путем, пройдя «обследование» в виде аудита в официальных «больницах» – аккредитованных органах по сертификации, или купить в частной «больнице» (их благо на российском рынке много).
Каким путем пойдет организация – ей решать. Иногда решение за нее принимает заказчик, что по сути верно, и указывает на ряд органов по сертификации, которым доверяет. А иногда игнорирует все справки и проводит аудит второй стороны – сам обследует потенциального заказчика и выносит свой вердикт. Единственный нюанс в данной процедуре – есть ли у заказчика компетенции «врача» (аудитора). Все-таки ставить диагнозы – вещь серьезная.
На современном рынке, к сожалению, наличие формальной справки – достаточный показатель для принятия решения. Однако тенденция к оздоровлению наших предприятий и рынка сертификации в целом растет.
Важно
Если вы хотите лучше узнать требования стандарта ИСО 9001-2015 и разобраться во всех его тонкостях, прочитайте статьи цикла «СМК по-человечески»:
Система менеджмента качества (СМК) на предприятии
Система менеджмента качества (СМК) на предприятии
Менеджер МСФО в ООО «Эм Эм Эс Коммьюникейшнз» (входит в рекламный холдинг Publicis Russia)
Понятие системы менеджмента качества
Система менеджмента качества — это набор специальных практик, внутренних политик, методик для работы компании, целью которых является удовлетворение покупателей товарами и услугами высоко качества на постоянной основе.
ISO 9001 — это набор требований для создания правил, политик, процессов, процедур предоставления продуктов и услуг, отвечающих потребностям клиентов и повышающих их удовлетворенность. Стандарт системы менеджмента качества поддерживается Международной организацией по стандартизации и согласовывается большинством стран-членов этой организации, с тем чтобы он мог быть признан на международном уровне, а также принят в качестве золотого стандарта для процессов, используемых во всем мире для СМК. Идентичным переводом этого стандарта на русский язык является ГОСТ ISO 9001.
Для того, чтобы компания могла пройти сертификацию системы менеджмента качества в соответствии с международными требованиями ISO 9001, ей необходимо иметь систему менеджмента качества, а именно —разработать, утвердить, а также ввести в работу следующие документы:
Уполномоченные органы по сертификации по-разному проводят проверку внедрения компаниями требований ISO 9001. Существует более и менее лояльные органы по сертификации. Для прохождения сертификации на уровне серьезного европейского органа, необходимо внедрить СМК и постоянно поддерживать ее в рабочем состоянии, что требует много усилий. Зато бонусом для компании станет признание сертификата на мировом уровне.
В каких случаях компании может потребоваться СМК
Как уже было описано выше, наличие действующей системы менеджмента качества компании подтверждается сертификатом. В России часто можно встретить обязательное условие о наличии сертификата. Такой документ точно потребуется участникам тендеров, госзакупок, конкурсов по качеству. Также его могут попросить некоторые клиенты, потребители.
Сертификация требуется для отдельных видов производства, услуг, таких как, разработка и производство военной техники, вооружения, средств связи, прочей стратегически важной продукции.
Сертификация также применяется при государственном регулировании. Так, наличие этого документа плюс действующая СМК помогут преодолеть нетарифные барьеры в виде обязательной сертификации, установленные рядом стран.
В чем плюсы СМК для компаний
В остальных случаях получение сертификата является необязательным условием, но также дает выгоды при работе с контрагентами.
Так, наличие сертификата качества дает компании возможность сотрудничать с большим количеством других организаций. Современная реальность такова, что компании проще выйти с товаром на рынок, имея данный сертификат. Многие компании ищут партеров-поставщиков товаров, услуг, у которых есть сертификат ISO 9001. Что их мотивирует его требовать? Одни являются приверженцами передовых практик управления, посредством контрактов они хотят, чтобы такие технологии использовали их контрагенты. Для других — это некая гарантии проверки организации на прочность. Также наличие сертификата является альтернативой выездного аудита возможного партнера, что экономит силы, а также деньги компании.
Для инвесторов наличие данного документа будет является подтверждением того, что поставщик сможет обеспечить стабильные поставки.
Если сертификат будет выдан авторитарным, признанным органом по сертификации, то статус получателя от этого только вырастет. Репутация, как известно, легко конвертируется в прибыль.
Сертификат становится дополнительным подтверждением состоятельности, надежности компании, что может способствовать снижению страховых взносов, а также кредитных ставок при обращении к крупным страховым компаниям, банкам.
Упоминание о сертификате может выгодно использовать в рекламе, что однозначно привлечет больше потенциальных покупателей.
Наличие такого документа на стене директора компании будет говорить передовых взглядах на управление компанией, приоритетах качестве продукции.
Стоит отметить, что сертификация может быть интересна не только партнерам по бизнесу, но и руководству предприятия. Так как при прохождении сертификации можно обнаружить слабые места рабочих процессов, а также понять текущие проблемы компании.
Внутренние причины для внедрения СМК
Рассмотрим внутренние причины для внедрения СМК. Основная — это качественная перестройка работы всего предприятия, когда все рабочие процессы становятся понятными. Брак становится явным. Статистические методы позволяют выявить, а также исправить до 85% причин возникновения брака.
Появляется возможность разработать механизм, предупреждающий жалобы, претензии со стороны потребителей, который будет работать как часы.
Матрица, построенная согласно стандартам ISO, увеличивает значение роли руководства, дает ему возможность сосредоточить силы на стратегическом управлении, делегировать полномочия, тем самым увеличить вовлечение в рабочий процесс остальных сотрудников.
Работающая СМК также повышает финансовую привлекательность компании. Ведь расти стоимость активов будет за счет роста цены высококачественной продукции, а также увеличения стоимость торговой марки предприятия. Для акционерных обществ это влияет на повышении курса акций.
Встречаются организации, которые внедряют у себя СМК по стандарту ISO 9001, но отказываются от услуг по сертификации, соответственно, сертификат не получают. Такой вариант возможен в схеме обязательного подтверждения соответствия в Евросоюзе. Вместо сертификации, организации как бы декларируют наличие у них эффективно действующей СМК. Это называется нотификацией.
Несмотря на явные выгоды от сертификата, польза от него зависит от того, насколько менеджмент организации поработал с ISO 9001.
Но порой для организации польза от создания СМК выходит на второй план, главное получит сам документ. Это печально, так как именно эффективно работающая система менеджмента качества даст намного больше прибыли, прочих нематериальных на первый взгляд выгод.
Фирма «1С» обеспечивает добровольную сертификацию франчайзинговых фирм по стандарту ISO 9001:2015 и ГОСТ Р ИСО 9001-2015. Подробности, а также список фирм-франчайзи, имеющих сертификат ISO 9001, смотрите здесь >>>
Принципы управления качеством
Система менеджмента качества ISO 9001 основана на семи принципах:
Ориентация на клиента. Основной целью любой организации должно быть удовлетворение, превышение ожиданий потребителей, клиентов. Когда бизнес-процессы более эффективны, качество выше, больше клиентов могут быть удовлетворены продукцией.
Развитие корпоративной культуры. Создание процветающей корпоративной культуры обеспечивает внутреннюю среду, позволяющую сотрудникам полностью реализовать свой потенциал, активно участвовать в достижении целей компании. Это мотивирует людей, которые могут значительно повысить свою производительность, лояльность.
Вовлечение сотрудников. Это один из фундаментальных принципов. Руководство вовлекает персонал в создание и предоставление ценности, независимо от того, работают ли они полный рабочий день, неполный рабочий день, на аутсорсинге или внутри компании. Организация должна поощрять сотрудников к постоянному повышению их квалификации. Этот принцип также предполагает расширение прав, возможностей сотрудников, вовлечение их в процесс принятия решений, признание их достижений. Когда людей ценят, они работают на пределе своих возможностей, потому что это повышает как их уверенность, так и мотивацию.
Процессный подход. Этот подход предполагает понимание того, что хорошо отложенные рабочие процессы приводят к повышению согласованности, ускорению деятельности, снижению затрат, количеству отходов, а также постоянному совершенствованию.
Постоянное совершенствование. Бизнес должен уметь постоянно создавать новые процессы, адаптируясь к новым рыночным ситуациям.
Принятие решений на основе фактических данных. Компании, принимающие решения на основе проверенных, проанализированных данных, лучше понимают рынок.
Управление взаимоотношениями. Это создание взаимовыгодных отношений с поставщиками, розничными торговцами, управление процессом цепочки поставок, а также развитие отношений с контрагентами для устойчивого делового сотрудничества, успеха.
Каждый элемент системы менеджмента качества помогает достичь общих целей удовлетворения потребностей клиентов, организации.
Рассмотрев основы, которые необходимо знать об СМК, давайте внимательно изучим этапы внедрения подобной системы на уровне компании.
При внедрении СМК проектирование — это первый процесс, который следует выполнить. Нужно выбрать методику, которая подходит для бизнеса, перечислить заинтересованные стороны, спланировать свои временные рамки, решить, собираетесь ли пройти сертификацию (если она обязательна и необходима), собрать существующие документы.
Затем наметить стратегию, которая позволит легко следовать плану реализации.
Точно так же необходимо разместить на внутреннем сайте или сетевом диске компании все шаблоны, которые планируются использовать для внедрения, в соответствии с доступами к информации по отделам. В инструкции должна быть включена информацию о её цели, сфере применения, о том, кто несет ответственность за внедрение.
Если у компании уже есть процедуры, описанные выше, можно начать со второго шага. Тем не менее, надо будет убедиться, что процедуры, которые уже есть, актуальны плюс соответствуют целям, задачам.
На втором этапе организуется доступ сотрудников к печатным инструкциям, а также обучению.
Измерение СМК заключается в определении эффективности, результативности каждого процесса при достижении его целей. При измерении следует убедиться, что процесс, используемый при контроле, измерении документов аналогичен составленному при проектировании.
Обзор, улучшение
Это заключительный шаг при внедрении СМК. Все, что нужно сделать здесь — это проверить СМК, чтобы сообщить результаты своим сотрудникам. Тогда сотрудники будут знать, какие области соответствуют стандарту СМК, изложенному компанией, видеть те области, которые необходимо улучшить.
После рассмотрения документов также важно улучшить то, что есть, основываясь на предложениях, сделанных ответственными экспертами по предмету в различных отделах. Это поможет компании доработать и усовершенствовать систему до того, как она будет окончательно подвергнута проверке регулирующих органов.
Как избежать ошибок при внедрении СМК
Ниже перечислены некоторые из наиболее распространенных проблем, а также, что нужно сделать, чтобы сэкономить время и энергию при их возникновении.
Стремление к совершенству. Правда в том, что идеальной СМК нигде нет. Стремясь к совершенству, можете увязнуть в деталях, вместо того чтобы реализовать «лучшее возможное» решение, чтобы было на чем строить. Помните, что непрерывное совершенствование встроено в СМК, поэтому оно будет происходить с течением времени.
Ненужная документация. У организаций есть много документов, которым они в конечном итоге теряют счет. Это влияет на выпуск и производительность труда работников в долгосрочной перспективе. Однако следует должны отметить, что цель СМК не в том, чтобы создавать документы, а в том, чтобы надлежащим образом передавать правильную информацию.
Жесткая природа СМК. Можно создать СМК, которая не является гибкой. Если изменить процедуру в СМК слишком сложно, она может работать неэффективно. Если СМК такова, то при необходимости ее будет трудно улучшить. Поскольку требования клиентов и компании постоянно изменяются, существует потребность в том, чтобы СМК также развивалась. Нужно время от времени улучшать действующую СМК, чтобы она могла идти в ногу с изменениями, которые претерпевает компания. Это улучшит производительность, поможет использовать новые возможности.
Отсутствие мотивации. Иногда компания принимает решение о разработке СМК под влиянием внешних факторов, не привлекая при этом своих сотрудников. Когда это происходит, в компании обычно царит атмосфера «они и мы». Поскольку нежелание обычно возникает из-за страха потерять работу, необходимости делать больше работы или переподготовку, лучше проинформировать всех сотрудников и руководство о следующих шагах, которые хотите предпринять с СМК. Держите всех в курсе, вовлекайте их, чтобы они были мотивированы. Поговорите со всеми участниками, дайте им понять, почему вы должны внедрять СМК в компании. Убедитесь, что они понимают, что речь идет об эффективности, облегчении их работы, достижении лучших результатов. Тогда они будут мотивированы, чтобы поддержать вас и увидеть успех системы.
Мало или вообще никакого внимания к клиентам. Если не будете внимательны, то, сосредоточившись на процессах СМК, а не на результатах, погрязнете в документировании и организации, забыв о цели СМК удовлетворить клиентов. Никакого уровня качества недостаточно, если клиенты не удовлетворены. Необходимо инвестировать время и ресурсы, чтобы узнавать о потребностях клиентов, общаться с ними.
Заключение
Как бы ни была важна система менеджмента качества для компании на каждом этапе роста, большинству владельцев бизнеса по-прежнему трудно ее внедрить. Они считают, что это дорогостоящая маркетинговая стратегия для таких компаний, как Apple, Samsung и Ford. Или — что это слишком большая работа, сложная, и рентабельность инвестиций в конце концов не стоит того.
На самом деле СМК жизненно важна для любой компании. Выгоды от внедрения этой системы в любой компании многочисленны, к которым относятся: