С чего следует начать основную часть делового письма деловой английский
Как написать деловое письмо на английском
При написании делового письма важно придерживаться ряда формальностей. Переписка ведется между малознакомыми или совсем незнакомыми людьми; правила позволяют сделать письмо вежливым и эффективным.
Общий стиль делового письма
Деловая переписка очень формализована, поэтому здесь важно сохранять уважительный тон письма. Даже в том случае, когда вы пишете язвительную жалобу.
Чтобы письмо выглядело вежливо, часто используют модальные глаголы. К примеру, вместо фразы «Please write me an answer» (пожалуйста, пришлите мне ответ) можно использовать «I would be grateful if you could write me an answer» (Я был бы рад, если бы вы прислали мне ответ).
В деловом стиле нельзя использовать сленговые фразы и жаргонные выражения. Также не стоит использовать слова с сильным эмоциональным фоном — terrible (ужасный), marvelous (удивительный), rubbish (чушь) и подобные.
Сокращения также не допускаются — все словосочетания нужно использовать только полностью.
Не стоит использовать и фразовые глаголы. Лучше заменить их синонимами. Например, вместо «give up» — «surrender», вместо «put together» — «compose». Фразовые глаголы — это прерогатива разговорного стиля, в деловом они неуместны.
Специалисты школы английского языка EnglishDom советуют использовать в деловое переписке только те конструкции и фразы, в значении которых вы на 100% уверены. Многоуровневыми составными приложениями тоже увлекаться не стоит — в них легко сделать ошибку, что негативно скажется на вашем имидже.
Тем не менее, все не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Давайте разберем каждую из частей делового письма.
Обращение в деловом письме
Приветствие — первая часть письма, по которой адресат составит свое впечатление о вас. Стоит сделать лишь одну ошибку в приветствии, и эффективность письма упадет почти до нуля.
Dear Sir or Madam
Используйте это обращение, когда не знаете имени получателя. Такое обращение допустимо, к примеру, если вы отправляете email на корпоративную почту, которой пользуются несколько сотрудников.
Но если есть возможность, мы рекомендуем все же узнать имя адресата. С помощью соцсетей и поисковиков это не так сложно. Персональное обращение повышает вероятность прочтения письма.
Dear Mr Black (Mrs Black, Ms Black)
Стандартное обращение к адресату. Используется в большинстве деловых писем:
Специалисты EnglishDom не рекомендуют использовать обращение Miss. В деловых кругах оно считается полукорректным. Лучше выбрать нейтральный вариант Ms — так вы точно не ошибетесь.
Обращение нужно использовать только в сокращенном виде. Не пишите Mister или Mistress полностью.
В обращении по фамилии допустимо указать имя: Mr John Black. Но в переписке между незнакомыми или малознакомыми деловыми партнерами вполне можно ограничиться только фамилией.
Если у адресата есть ученая степень, в обращении рекомендуем указать ее вместо Mr и Ms:
Dear Dr. Black
Dear Prof. Black.
Dear John
Именное обращение. Можно использовать только при общении с близкими партнерами по бизнесу или работе. И только после обоюдного согласия называть друг друга по именам.
Помните, что обращение по имени не избавляет вас от формальностей деловой переписки — это всего лишь один из способов проявить уважение и показать доверительные отношения.
Dear Valued Customer
Обезличенное обращение чаще всего используется в стандартизованных письмах, рассчитанных на отправку группе людей.
Также допустимо применять его, когда вы хотите подчеркнуть определенную должность человека: Mr Editor-in-Chief.
Несмотря на то, что такое обращение считается корректным, мы рекомендуем при возможности использовать персонализированное — оно работает лучше.
Пунктуация и орфография в обращении
В британском и американском английском несколько отличаются правила пунктуации в деловых обращениях.
В британской версии после Mr или Ms знаки препинания не ставят, но в конце обращения обязательно нужна запятая:
Mr Black,
Американский английский требует точку после Mr, Mrs и Ms, а в конце обращения — двоеточие.
Mr. Black:
Тем не менее, допустимо вообще не использовать пунктуацию в обращении. Этот вариант очень популярен в онлайн-переписке.
Mr Black
Обязательно проверьте, правильно ли написано имя адресата. Особенно это касается сложных и длинных фамилий. Ведь ошибка в имени может сильно испортить впечатление от переписки.
Тело письма
Первое предложение
В первом же предложении стоит обозначить причину написания письма. Для этого рекомендуем использовать следующие фразы:
Раньше в деловой переписке считалось моветоном сразу переходить к делу, поэтому часто использовались вводные фразы «ни о чем». В них было принято делать ссылку на предыдущие встречи или разговоры с адресатом, писать нейтральные фразы о погоде или вопросы о семье.
Сегодня же подобные фразы воспринимаются не слишком хорошо, потому что они не несут смысловой нагрузки. Мы рекомендуем в письме ограничиться маленькой вступительной фразой и сразу переходить к сути вопроса, без излишних расшаркиваний.
Следующее за вступительной фразой предложение должно раскрывать тему и суть письма. Оно должно быть коротким и емким, чтобы не отвлекать адресата от основной мысли сообщения.
Основная часть
Излагать цель письма нужно с помощью небольших абзацев. Короткие предложения приветствуются, но использовать их не обязательно.
Не пытайтесь решить в одном письме сразу несколько разноплановых вопросов. Руководствуйтесь правилом: «Одно письмо — один запрос». Тем не менее, вы можете задать несколько связанных вопросов, которые касаются одной темы.
Если главная мысль поместилась в один абзац — не пытайтесь расширить его без особой надобности.
В деловом письме нужно все писать только по делу. Такой вот каламбур.
Заключительная мысль
Последняя фраза в теле письма играет роль жеста вежливости и заканчивает мысль. В деловой переписке мы рекомендуем использовать одну из стандартных фраз:
Заключительная фраза должна выражать уважение. При этом ее формулировка может быть произвольной. Вы можете использовать разные варианты фразы для разных адресатов или же выбрать одну стандартную для всех видов писем.
В заключительной фразе также можно сделать ссылку на дополнительные материалы, которые прикреплены к письму.
Окончание письма
Для окончания делового письма используется несколько стандартных словосочетаний. В русском языке повсюду используется фраза «с уважением», но в английском все немного сложнее.
Yours faithfully (искренне Ваш) — эту фразу нужно использовать, если вы с адресатом не знакомы. Также это окончание следует писать, если в обращении вы писали «Dear Sir or Madam».
Yours sincerely (искренне Ваш) — используйте фразу, если адресат вам известен, а он знает вас.
В случае, если вы хорошо знакомы с адресатом или давно ведете общение в переписке, можно немного уменьшить градус формальности и использовать более теплые окончания:
Best wishes
Kind regards
Warmest regards
Все 3 фразы переводятся как «с наилучшими пожеланиями».
Осталось написать только свое полное имя — и письмо завершено.
Пример правильно составленного делового письма:
Further to our conversation about 3D designer vacancy in Liberty LTD I am sending you my CV attached to this letter.
I have five years of experience as a Lead 3D designer, so I beleive that my skills will contribute to your company’s success.
Looking forward to your answer.
Дорогой мистер Блэк,
В продолжение нашего разговора о вакансии 3D-дизайнера в компании «Либерти» я отправляю Вам свое резюме, прикрепленное к этому письму.
Я обладаю 5-летним опытом работы в качестве ведущего 3D-дизайнера, поэтому я считаю, что полученные навыки позволят мне сделать существенный вклад в развитие вашей компании.
Используйте эти правила и советы при ведении деловой переписки, и ваши письма будут эффективными по максимуму.
Бонусы для читателей
Ловите бесплатный доступ на три месяца изучения английского на онлайн-курсах EnglishDom до 30 мая 2018 года.
Будем рады видеть вас на индивидуальных занятиях курса «Английский для IT-специалистов». Пройдите бесплатный вводный урок и получите комплексную обратную связь по своему уровню знаний, затем выбирайте преподавателя и программу обучения себе по душе!
Деловая переписка — основа коммуникации в любом бизнесе. Даже сегодня, когда общение ведется с помощью электронных писем, правила деловой переписки остаются неизменными.
При написании делового письма важно придерживаться ряда формальностей. Переписка ведется между малознакомыми или совсем незнакомыми людьми; правила позволяют сделать письмо вежливым и эффективным.
Общий стиль делового письма
Деловая переписка очень формализована, поэтому здесь важно сохранять уважительный тон письма. Даже в том случае, когда вы пишете язвительную жалобу.
Чтобы письмо выглядело вежливо, часто используют модальные глаголы. К примеру, вместо фразы «Please write me an answer» (пожалуйста, пришлите мне ответ) можно использовать «I would be grateful if you could write me an answer» (Я был бы рад, если бы вы прислали мне ответ).
В деловом стиле нельзя использовать сленговые фразы и жаргонные выражения. Также не стоит использовать слова с сильным эмоциональным фоном — terrible (ужасный), marvelous (удивительный), rubbish (чушь) и подобные.
Сокращения также не допускаются — все словосочетания нужно использовать только полностью.
Не стоит использовать и фразовые глаголы. Лучше заменить их синонимами. Например, вместо «give up» — «surrender», вместо «put together» — «compose». Фразовые глаголы — это прерогатива разговорного стиля, в деловом они неуместны.
Специалисты школы английского языка EnglishDom советуют использовать в деловое переписке только те конструкции и фразы, в значении которых вы на 100% уверены. Многоуровневыми составными приложениями тоже увлекаться не стоит — в них легко сделать ошибку, что негативно скажется на вашем имидже.
Тем не менее, все не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Давайте разберем каждую из частей делового письма.
Обращение в деловом письме
Приветствие — первая часть письма, по которой адресат составит свое впечатление о вас. Стоит сделать лишь одну ошибку в приветствии, и эффективность письма упадет почти до нуля.
Dear Sir or Madam
Используйте это обращение, когда не знаете имени получателя. Такое обращение допустимо, к примеру, если вы отправляете email на корпоративную почту, которой пользуются несколько сотрудников.
Но если есть возможность, мы рекомендуем все же узнать имя адресата. С помощью соцсетей и поисковиков это не так сложно. Персональное обращение повышает вероятность прочтения письма.
Dear Mr Black (Mrs Black, Ms Black)
Стандартное обращение к адресату. Используется в большинстве деловых писем:
Специалисты EnglishDom не рекомендуют использовать обращение Miss. В деловых кругах оно считается полукорректным. Лучше выбрать нейтральный вариант Ms — так вы точно не ошибетесь.
Обращение нужно использовать только в сокращенном виде. Не пишите Mister или Mistress полностью.
В обращении по фамилии допустимо указать имя: Mr John Black. Но в переписке между незнакомыми или малознакомыми деловыми партнерами вполне можно ограничиться только фамилией.
Если у адресата есть ученая степень, в обращении рекомендуем указать ее вместо Mr и Ms:
Dear Dr. Black
Dear Prof. Black.
Dear John
Именное обращение. Можно использовать только при общении с близкими партнерами по бизнесу или работе. И только после обоюдного согласия называть друг друга по именам.
Помните, что обращение по имени не избавляет вас от формальностей деловой переписки — это всего лишь один из способов проявить уважение и показать доверительные отношения.
Dear Valued Customer
Обезличенное обращение чаще всего используется в стандартизованных письмах, рассчитанных на отправку группе людей.
Также допустимо применять его, когда вы хотите подчеркнуть определенную должность человека: Mr Editor-in-Chief.
Несмотря на то, что такое обращение считается корректным, мы рекомендуем при возможности использовать персонализированное — оно работает лучше.
Пунктуация и орфография в обращении
В британском и американском английском несколько отличаются правила пунктуации в деловых обращениях.
В британской версии после Mr или Ms знаки препинания не ставят, но в конце обращения обязательно нужна запятая:
Mr Black,
Американский английский требует точку после Mr, Mrs и Ms, а в конце обращения — двоеточие.
Mr. Black:
Тем не менее, допустимо вообще не использовать пунктуацию в обращении. Этот вариант очень популярен в онлайн-переписке.
Mr Black
Обязательно проверьте, правильно ли написано имя адресата. Особенно это касается сложных и длинных фамилий. Ведь ошибка в имени может сильно испортить впечатление от переписки.
Тело письма
Первое предложение
В первом же предложении стоит обозначить причину написания письма. Для этого рекомендуем использовать следующие фразы:
Раньше в деловой переписке считалось моветоном сразу переходить к делу, поэтому часто использовались вводные фразы «ни о чем». В них было принято делать ссылку на предыдущие встречи или разговоры с адресатом, писать нейтральные фразы о погоде или вопросы о семье.
Сегодня же подобные фразы воспринимаются не слишком хорошо, потому что они не несут смысловой нагрузки. Мы рекомендуем в письме ограничиться маленькой вступительной фразой и сразу переходить к сути вопроса, без излишних расшаркиваний.
Следующее за вступительной фразой предложение должно раскрывать тему и суть письма. Оно должно быть коротким и емким, чтобы не отвлекать адресата от основной мысли сообщения.
Основная часть
Излагать цель письма нужно с помощью небольших абзацев. Короткие предложения приветствуются, но использовать их не обязательно.
Не пытайтесь решить в одном письме сразу несколько разноплановых вопросов. Руководствуйтесь правилом: «Одно письмо — один запрос». Тем не менее, вы можете задать несколько связанных вопросов, которые касаются одной темы.
Если главная мысль поместилась в один абзац — не пытайтесь расширить его без особой надобности.
В деловом письме нужно все писать только по делу. Такой вот каламбур.
Заключительная мысль
Последняя фраза в теле письма играет роль жеста вежливости и заканчивает мысль. В деловой переписке мы рекомендуем использовать одну из стандартных фраз:
Заключительная фраза должна выражать уважение. При этом ее формулировка может быть произвольной. Вы можете использовать разные варианты фразы для разных адресатов или же выбрать одну стандартную для всех видов писем.
В заключительной фразе также можно сделать ссылку на дополнительные материалы, которые прикреплены к письму.
Окончание письма
Для окончания делового письма используется несколько стандартных словосочетаний. В русском языке повсюду используется фраза «с уважением», но в английском все немного сложнее.
Yours faithfully (искренне Ваш) — эту фразу нужно использовать, если вы с адресатом не знакомы. Также это окончание следует писать, если в обращении вы писали «Dear Sir or Madam».
Yours sincerely (искренне Ваш) — используйте фразу, если адресат вам известен, а он знает вас.
В случае, если вы хорошо знакомы с адресатом или давно ведете общение в переписке, можно немного уменьшить градус формальности и использовать более теплые окончания:
Best wishes
Kind regards
Warmest regards
Все 3 фразы переводятся как «с наилучшими пожеланиями».
Осталось написать только свое полное имя — и письмо завершено.
Пример правильно составленного делового письма:
Further to our conversation about 3D designer vacancy in Liberty LTD I am sending you my CV attached to this letter.
I have five years of experience as a Lead 3D designer, so I beleive that my skills will contribute to your company’s success.
Looking forward to your answer.
Дорогой мистер Блэк,
В продолжение нашего разговора о вакансии 3D-дизайнера в компании «Либерти» я отправляю Вам свое резюме, прикрепленное к этому письму.
Я обладаю 5-летним опытом работы в качестве ведущего 3D-дизайнера, поэтому я считаю, что полученные навыки позволят мне сделать существенный вклад в развитие вашей компании.
Используйте эти правила и советы при ведении деловой переписки, и ваши письма будут эффективными по максимуму.
Бонусы для читателей
Ловите бесплатный доступ на три месяца изучения английского на онлайн-курсах EnglishDom до 30 мая 2018 года.
Будем рады видеть вас на индивидуальных занятиях курса «Английский для IT-специалистов». Пройдите бесплатный вводный урок и получите комплексную обратную связь по своему уровню знаний, затем выбирайте преподавателя и программу обучения себе по душе!
Как вести деловую переписку на английском
Чтобы не показаться грубым и донести свою мысль
Я учила английский с детства, но подлинный интерес пришел только в зрелом возрасте
Уже в университете я стала активно пользоваться языком: читать статьи на английском, смотреть фильмы и сериалы с субтитрами и без, общаться с иностранцами в поездках и писать письма, не полагаясь на «Гугл-переводчик».
В переписке на английском я особенно набила руку: одно время я вела блог в «Инстаграме» на тему путешествий и фотографии и часто писала с предложениями о сотрудничестве в иностранные инстаграм-сообщества.
Еще мне доводилось уточнять организационные моменты по деловым встречам и решать вопросы по оплате от фотобанков: я продаю снимки через фотостоки.
Если общаться с администратором инстаграм-страницы можно и в разговорном стиле, то писать электронные письма по деловым вопросам приходится формально, по правилам. Чтобы было легче, я научилась соблюдать определенную структуру письма и выучила стандартные обороты для формальной переписки.
Структура письма
В электронных письмах на английском структура текста состоит из нескольких частей:
Эти блоки разделяются пустотами: так собеседнику проще ориентироваться в письме и находить в нем нужную информацию.
Если решитесь написать сообщение на английском сплошным текстом, для собеседника это будет неудобно, а в отдельных случаях может показаться невежливым и фамильярным: в русскоязычных письмах большие блоки текста обычно не производят такого эффекта.
Обращение
Обычное обращение в англоязычном письме — это «Dear…». В контексте письма dear значит «уважаемый», а не «дорогой», «милый».
В конце любого обращения ставится запятая, несмотря на то, что следом письмо начинается с заглавной буквы. Обращение отделяется от дальнейшего текста отступом. Восклицательный знак в конце обращения не ставят, от него оно приобретает эмоциональную окраску, становится похоже на повышение голоса.
Формально. Если чувствуете, что нужно написать формально — письмо по работе, учебе, чиновнику или предпринимателю — воспользуйтесь обращениями ниже:
Dear Mr, Mrs, Ms + фамилия того, к кому вы обращаетесь — самый формальный вариант;
Dear + имя — менее формальный вариант, допустим в общении с коллегой, равным партнером;
Mx — гендерно-нейтральная форма обращения, читается как «микс»;
Dear Sir or Madam — можно написать так, если не знаете, кому пишете;
To Whom It May Concern — «для того, к кому это может относиться», это уместное обращение, если вы не знаете, к кому обращаетесь, или если обращаетесь к организации.
Также допустим вариант Dear имя + фамилия, особенно если вам еще не удалось узнать пол собеседника.
Часто после нескольких писем контакт налаживается, можно перейти можно перейти к менее формальному общению. Если собеседник подписался именем — это знак того, что вы можете назвать его Dear + имя и тоже подписаться именем.
Неформально. В неформальном стиле принято переписываться с друзьями, в социальных сетях, мессенджерах. Стандартное обращение — Hello, Hi, Hey + имя.
Если вы иногда терялись и не знали, представиться ли незнакомцу в соцсети, хотя имя и так видно — по моему опыту вежливее представиться.
Благодарность за письмо
Если вы начинаете диалог, пригодится короткая вежливая фраза после обращения, которая позволит, например, ненавязчиво поинтересоваться о делах собеседника. Такая фраза добавит такта в письмо, расположит собеседника. Будет звучать несколько грубо, если вы начнете письмо без нее. Раньше я сама писала без вводных фраз, и мои письма, как выяснилось, выглядели резкими и невежливыми.
В некоторых случаях приветственная фраза может быть неуместна. Например, вы пишете жалобу, и тут, на мой взгляд, приветственная фраза выглядит как издевка. Также необязательно каждый раз писать приветственную фразу, если вы продолжаете общение.
Если вы отвечаете собеседнику, стоит поблагодарить его за письмо или за информацию. Если вы пишете с предложением о сотрудничестве, сначала поприветствуйте собеседника, затем представьтесь. Несколько вариантов:
Деловое письмо на английском языке
Содержание:
VK, Facebook, What`s Up и прочие социальные сети – немалая часть нашей жизни сегодня. Рабочие и родительские чаты, группы по интересам для обмена информацией – везде мы ведем переписку, оставляем комментарии и, чего уж греха таить, не считаем нужным соблюдать общие правила языка. Потому что чаще всего написать надо быстро. И так поймут! Однако, такой формат общения абсолютно неуместен, если вы пишете деловое письмо на английском языке.
В каких ситуациях может понадобиться знание, как правильно написать бизнес письмо?
В каждой из предложенных ситуаций (а их может оказаться гораздо больше) вы должны соблюдать этикет деловой переписки. Почему это важно? Потому что ваше письмо представляет ВАС, дает понять, что вы – профессионал, а не тинейджер, пишущий с ошибками.
В статье мы разберем, как написать официальное письмо на английском языке, приведем конкретные примеры и фразы с переводом. Вы узнаете, что формальное письмо бывает нескольких видов, и что в email переписке (электронном письме) также стоит соблюдать некоторые правила написания.
Структура письма
В любом деловом письме следует указывать сразу 2 адреса (получателя и отправителя) и дату, когда вы составляете это письмо.
Вот примерный формат:
As [job title], I am writing to present [my company] to you because ____ .
Начало письма
Деловое письмо всегда начинайте с приветствия. Письмо без приветствия или с приветствием, но в неофициальном стиле, покажется получателю грубым и фамильярным. Вот хорошие примеры, как можно официально поздороваться:
Если вы не уверены в правильности, попробуйте провести некоторое «интернет-расследование», чтобы найти имя контактного лица. Расследование не дало результатов? Тогда обратитесь следующим образом (это крайний случай, и пользоваться им все же не рекомендуем):
To whom it may concern, До востребования.
В этой же части письма вы должны представиться: кто вы, из какой вы компании, чем занимаетесь, что предлагаете, почему пишете и какая вообще ваша глобальная цель?
Фразовые клише для начала письма
As [job title], I am writing to present [my company] to you because ____ .
«Тело» письма
В идеальном бизнес-письме должно быть 3-4 абзаца, и все они должны уместиться на одной странице. Самое главное – будьте предельно ясны и лаконичны. Подкрепите ваше «изложение» фактами и цифрами.
Фразовые клише
Конец письма
Закончив описывать все радужные перспективы сотрудничества (как вариант), следует грамотно завершить письмо. Не сделаете этого – вас посчитают непрофессиональным и грубым. Можно также поблагодарить получателя (обязательно найдите, за что) и добавить несколько вежливых фраз.
Фразовые клише для прощания
| Thank you for your patience and cooperation. Спасибо за терпение и сотрудничество. |
| If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. Если у вас возникли вопросы или проблемы, не стесняйтесь и дайте знать. |
| Regards/Kind regards/Sincerely. С уважением. |
| Warm regards. С наилучшими пожеланиями. |
Виды деловых писем на английском языке
Остановимся более подробно на видах деловых писем, как правильно их составлять, как оформлять, где указать отправителя, а где – получателя.
Письмо о сотрудничестве
Подобным письмом вы должны убедить владельца другого бизнеса сотрудничать с вами. Ваше предложение должно быть четким, должно ясно иллюстрировать преимущества вашей коллаборации и предлагаемые условия. Именно поэтому стоит уделить пристальное внимание составлению предложения о сотрудничестве.
Примечание: если это email переписка, обязательно указывайте тему письма.
Образец письма о сотрудничестве
Date: 31 october 2019
Subject: business proposal
Hello, I`m Adam Smith, senior manager from ABC Center. Our company has been selling automobile spare parts for construction equipment and trucks throughout Russia for 15 years. We have established an effective dealer network and supply the products of manufacturers to about 100 different stores and repair shops.
We offer you beneficial cooperation in the sale of your goods. In case of positive decision, please contact us at the indicated numbers.
Looking forward to hearing you back.
Дата: 31 октября 2019
Тема: деловое предложение
Здравствуйте, меня зовут Адам Смит, главный менеджер компании АВС Центр. Наша компания уже 15 лет занимается сбытом автомобильных запасных частей для строительной техники и грузовых авто по всей России. Мы наладили эффективную дилерскую сеть и снабжаем продукцией производителей около 100 различных магазинов и ремонтных мастерских. Предлагаем вам взаимовыгодное сотрудничество по реализации вашего товара. В случае положительного решения просим связаться с нами по указанным телефонам.
С нетерпением жду вашего ответа.
Письмо напоминание
Грамотно, вежливо и дружелюбно напомнить о себе или о чем-то, что, возможно забыли, тоже надо уметь. Вот примеры ситуаций, в которых вам может понадобиться написать такое письмо:
Когда будет уместно напомнить о себе? Если была назначена конкретная дата, то правильно будет сделать это ближе к концу назначенного дня. Структура письма не отличается от общей структуры делового письма:
Образец письма напоминания
Date: 31 october 2019
Subject: Response required
Good afternoon, Mr.
Дата: 31 октября 2019
Тема: требуется ответ.
Добрый день, мистер <имя>. Мое имя Адам Смит и я главный менеджер вашей обслуживающей организации. Пишу напомнить, что на вашем счете образовалась небольшая задолженность за прошлый месяц. Просим погасить задолженность, иначе вы вынуждены будете оплачивать штраф. Если у вас возникли какие-либо трудности с оплатой, просим связаться с нашим офисом.
Письмо извинение
Письмо извинение – это письмо, которое обязательно объясняет причину того или иного действия или бездействия. Это могут быть извинения за пропуск занятия/собрания, за не сданный вовремя отчет, за долгий ответ на письмо. Структура все та же: адрес, тема (если необходимо), приветствие, основная мысль и прощание.
Образец письма извинения
Date: 31 october 2019
I`m Adam Smith, senior manager of your company branch in Boston. I`m writing to apologize that the annual report on the work of our branch was not delivered on time. Due to serious family circumstances, it was not possible to do this on time. I apologize and I hasten to inform that this situation will not happen again. Enclose the report in the attachment.
Я Адам Смит, старший менеджер филиала вашей компании в Бостоне. Пишу извиниться, что годовой отчет о работе нашего филиала не сдан вовремя. В силу серьезных семейных обстоятельств не было возможности сделать это вовремя. Приношу свои извинения и спешу сообщить, что подобная ситуация больше не повторится. Отчет прилагаю во вложении.
Письмо просьба
Говоря о таком формате письма, мы подразумеваем следующие ситуации:
Как и в предыдущих примерах, все должно быть лаконично, вежливо и четко. При необходимости приложите к письму документы.
Образец письма просьбы
I`m Adam Smith, HR manager of your front office in London. In connection with the arrival of Mr. Ivanov to Norwich on November 1, 2019, we ask you to arrange a meeting at the airport and book a hotel room for two days. Mr. Ivanov will arrive on the flight U207 on 01.11. at 15:30.
Мое имя Адам Смит, менеджер по подбору персонала в филиале вашей компании в Лондоне. В связи с приездом в Норвич господина Иванова 1 ноября 2019 года просим вас организовать встречу в аэропорту и заказать номер в гостинице на двое суток. Господин Иванов прибудет рейсом U207 01.11. в 15:30.
Письмо благодарность
Всегда найдется, за что поблагодарить человека: за оказанную услугу или приглашение на мероприятие, за отсрочку платежа и сдачу отчета. Принципы все те же: краткость, лаконичность и официоз.
Пример письма благодарности
Date: 31 october 2019
My name is Adam Smith, I`m your student at evening school of accountant courses. Writing to thank you for the opportunity to pass the exam two weeks later than expected. I assure you that I will study all the skipped material on my own and pass the exam perfectly.
Я Адам Смит, ваш студент вечерней школы, курсы бухгалтеров. Пишу вам, чтобы поблагодарить за предоставленную возможность сдать экзамен на две недели позже положенного. Уверяю вас, что изучу весь пропущенный материал самостоятельно и сдам экзамен на отлично.
Как написать ответ
Логично, что целью данного письма является ответ на все интересующие отправителя вопросы. Дайте понять, что вы – компетентны и сможете в будущем вести подобные переговоры.
Ключевые моменты в написании ответного письма:
Структура письма не меняется.
В деловой переписке нельзя использовать заглавные буквы (писать, используя Caps Lock): это грубо и непрофессионально. Также избегайте ненужных аббревиатур и сленговых интернет словечек (lol, imho и пр).
Для удобства мы занесли наиболее распространенные слова связки в деловой переписке в таблицу.
Извините за беспокойство
Excuse/Sorry for troubling
Good day/good afternoon
Ladies and gentlemen
Прилагаю во вложении
Enclose in the attachment
Заявление во вложении
Надеюсь, у вас все хорошо
I hope things are well with you
Прошу прощения за задержку с ответом
Sorry for the delay in replying
Пожалуйста, дайте знать ваше мнение
Please let me know what you think
Хотелось дать вам знать
This is just to let you know that
Нам приятно сообщить вам
We are pleased to inform you
Пишу вам просить об одолжении
I’m writing to ask you a favor
Пожалуйста, дайте знать, если возникли вопросы
Please let me know if there are any questions
Спасибо за интерес к нашему продукту/услуге
Thank you for your inquiry about our product