Работа с входящей и исходящей корреспонденцией что это
Управление документами
Оформляйте документы в соответствии с корпоративными стандартами организации, используя шаблоны с необходимыми реквизитами и бланки. Отслеживайте изменения и версии каждого документа, контролируйте качество подготовки и местонахождение бумажных экземпляров, сканируйте документацию. Направляйте документы на согласование, утверждение, ознакомление и исполнение, контролируя исполнительскую дисциплину.
Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД
Входящие и исходящие документы можно просматривать списком или группировать, например, по отправителям или по видам документов. Прямо из списка можно быстро искать документы и выполнять все необходимые действия с ними (например, направлять на исполнение, печатать, отправлять по почте). Сотрудники могут сами менять под свои предпочтения состав, порядок и оформление колонок списка.
Контроль исполнения
Состояния документа устанавливается вручную или автоматически процессами. Например, старт процесса согласования установит документу состояние «На согласовании», а успешное завершение этого процесса — «Согласован». При необходимости можно запретить сотрудникам менять состояния документов вручную. Можно настроить доступность полей и команд документа в зависимости от состояния.
Контроль документов. Ответственный за документооборот может контролировать возврат документов, находящихся у контрагентов, например, на подписании. Ответственный за работу с обращениями граждан может контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, готовящих ответы на эти документы. Этот отчет (как и другие отчеты) можно автоматически формировать и направлять руководителю к планерке.
Электронная подпись
В «1С:Документообороте 8» поддерживаются все три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Электронная подпись используется для удостоверения целостности документа и авторства подписавшего. Усиленная и квалифицированная подписи могут использоваться также и для шифрования файлов. Подписывать можно документы, файлы, визы и резолюции. Поддерживаются любое криптографическое ПО с интерфейсом Crypto API. Например: MSECP (бесплатный), КриптоПРО, ViPNet. Допускается использование в одной базе сразу нескольких различных криптографических программ, как платных, так и бесплатных.
Потоковое сканирование и штрихкодирование
Сканирование. Файлы в программу можно заносить сканированием — как ручным, так и потоковым (в том числе и через сетевые сканеры). Отсканированное изображение помечается как скан-копия оригинала и автоматически распознается. Поэтому скан-копии оригиналов можно находить полнотекстовым поиском. Рекомендованные настройки сканирования — 200 DPI, цветное, JPG, качество 75. Примерный размер скана страницы А4 — 400Кб.
Выбранные настройки сканирования автоматически сохраняются для последующего сканирования. В один клик можно собрать отдельные отсканированные страницы в один многостраничный скан формата TIFF или PDF.
Штрихкоды используются программой при потоковом сканировании — именно через штрихкод «1С:Документооборот 8» понимает к какой карточке прикрепить тот или иной скан. В типовой поставке поддерживается только EAN-13.
Архивное хранение и поиск
Передача дел в архив. В программе можно отразить передачу дел (томов) в архив. При этом программа сама проверит, что дело закрыто и срок его хранения истек. Предусмотрена печать стандартной формы «Опись дел» для установки на ней печати организации и подписи ответственного лица. Переданные в архив дела и документы не пропадают из информационной базы и доступны для поиска, сбора статистики и анализа.
Входящая и исходящая корреспонденция – что это
Что такое входящая и исходящая корреспонденция простыми словами
Регистрация входящей и исходящей корреспонденции делается в каждой организации. Это одна из главных составляющих документооборота. В корреспонденцию входят следующие бумаги: письма, заявления, справки, квитанции. Все бумаги регистрируются в специальный журнал. В него регулярно фиксируются все исходящие и входящие бумаги.
Простыми словами регистрация корреспонденции – это присвоение каждому документу отдельного идентификационного номера и фиксирование краткого описания бумаги.
Корреспонденция записывается в журнал для таких целей:
Некоторые важные бумаги после постановки на регистрацию обретают юридическую силу. К примеру, выданная сотруднику справка о болезни или отпуске, будет иметь юридическую силу, только если ее зарегистрируют и присвоят идентификационный номер. В противном случае она не действительна. Входящая корреспонденция в электроном и бумажном виде вся подлежит регистрации.
Когда идет речь о внутренней документации фирмы, тогда бумаги, переданные в другое структурное подразделение подлежит официальному фиксированию лишь раз при получении. Это помогает облегчить процесс поиска необходимых бумаг. Кроме того, так удобнее получить все необходимые сведенья по бумагам, посмотрев копии регистрации в журнале.
Регистрационный журнал должен заполнять только офис-менеджер, секретарь или референт. Сотрудник обязан обладать определенными обязанностями, чтобы получать или отправлять корреспонденцию и регистрировать ее в журнале. Установленной формы как правильно нужно вести документы нет. Каждая организация ведет регистрационный лист своим способом. Поэтому в разных журналах могут быть различия в графах.
Фиксировать входящие и исходящие документы можно следующим образом:
При оформлении регистрационного журнала, в него следует вписать следующие пункты:
Также, могут быть, включены дополнительные графы:
Регистрационный номер – это несколько букв и цифр, которые присваиваются каждому письму. Обычно номер формируется с учетом следующих особенностей:
Не подлежит регистрации следующая документация: буклеты, открытки, визитки, газеты и т.д.
Работа с входящей/исходящей корреспонденцией
Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.
Предлагаемое решение позволяет облегчить регистрацию корреспонденции, хранение и дальнейший ее поиск. Также сэкономит ручной труд секретаря и всех отправителей.
Решение имеет смысл использовать в случаях, когда компания не использует рекомендации ГСДОУ для ведения делопроизводства и штатный модуль «Классическое делопроизводство» является функционально избыточным, а его модификация трудозатратной.
Описание решения
Техническое решение «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» позволяет автоматизировать следующие задачи:
Техническое решение основано на базовых возможностях системы DIRECTUM, реализованных в модулях «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами».
Описание работы с решением
Перед началом работы.
Для работы с корреспонденцией в первую очередь пользователю необходимо задать пароль.
Этот пароль будет закреплён за пользователем для идентификации при получении, отправке и возврате корреспонденции, но при необходимости он сможет его сменить, снова запустив сценарий со своего компьютера.
Работа с входящей корреспонденцией.
На первом этапе, сотрудник, отвечающий за регистрацию входящей корреспонденции (например, секретарь приемной), в справочнике «Входящая корреспонденция» создает новую запись. В качестве адресата есть возможность указать: работника, подразделение, бизнес-юнит или установить «Неизвестно», если адресата невозможно определить, не распечатывая конверт. В качестве отправителя: частное лицо, организацию, неизвестного адресата. При сохранении новой записи ей присваивается рег. номер. Записи устанавливается статус «Зарегистрирован».
По кнопке «Штрихкод» печатает штрихкод и наклеивает на входящий документ.
Если в течение 5-ти дней (для срочных – 2 дня) входящий документ не будет извлечен, то уведомление о необходимости получить почту придет адресату (если адресат – работник), ассистенту отдела (если адресат – подразделение), всем ассистентам отдела (если адресат бизнес-юнит или неизвестен).
При получении входящей корреспонденции работник приходит к ответственному за регистрацию лицу. Для регистрации факта получения письма необходимо на ноутбуке, который расположен на месте регистрации/ресепшене, зайти по ярлыку, расположенному на рабочем столе.
Программа попросит работника идентифицироваться (он вводит свой логин и заданный ранее пароль для работы с корреспонденцией). Выбирает режим работы. В данном случае выбирает «Получение входящей».
Далее при помощи сканера Штрихкодов, который также расположен на на месте регистрации/ресепшене, считывает ШК с конвертов и нажимает кнопку «Получить».
После получения корреспонденции в карточке соответствующих записей устанавливается пользователь, который извлек письмо, дата извлечения и статус «Извлечен». При необходимости, придя на рабочее место работник может дополнить регистрационную карточку входящего письма. Если оказалось, что письмо адресовано не ему, он может вернуть письмо отв. лицу, при этом в карточке записи очистится поле «Получил» и установится статус «Возвращен».
Перейдя на вкладку «Опись» можно внести опись содержимого письма. Нажав кнопку «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника. По кнопке «Задачи» выводятся все задачи, в которые вложена данная запись справочника.
В справочнике «Входящая корреспонденция» всегда можно отследить когда, от какой организации, каким образом были получены письма, кто и когда их получил, а также, что было в этих письмах.
Работа с исходящей корреспонденцией.
Инициатор создает регистрационную карточку в справочнике «Исходящая корреспонденция» на каждое отправление. Карточка содержит следующую информацию: отправитель, Центр-затрат, Способ отправки, стоимость отправки, Адресат, Рег.номер и дата. В описи можно описать содержимое отправки, а по кнопке «Документы» можно вставить ссылку на существующий в Директум документ, а также создать новый. Документ будет связан с данной записью справочника.
Сохранив регистрационную карточку исходящего письма необходимо распечатать штрихкод по кнопке «Штрихкод» и наклеить на конверт. По кнопке «Адрес» можно распечатать адрес получателя, предварительно скорректировав данные (адрес формируется из почтового адреса получателя и заполненных полей «Кому»).
При отправке курьерской службой необходимо отправить карточку на согласование, нажав кнопку «На согласование». При этом откроется диалоговое окно с параметрами маршрута. Для каждого центра затрат он индивидуальный (настраивается в справочнике «Центры затрат»). Пользователь может убрать или добавить исполнителей, которые согласовывают экспресс-отправку.
Будет отправлена задача на согласование отправки. После утверждения инициатору придет уведомление об утверждении. Если отправка не согласована, то при передаче письма секретарю появится сообщение об ошибке.
При передачи исходящей корреспонденции отв. лицу необходимо на компьютере на месте регистрации/ресепшене зайти по ярлыку «Получение, отправка и возврат корреспоненции» под своими учетными данными (логин пользователя и пароль, заданный ранее для работы с корреспонденцией) в режиме «Передача исходящей». Считать штрихкоды отправок и нажать «Отправить». При этом автоматически в карточке отправок будет зафиксировано: пользователь, передавший документ, дата передачи и изменен статус на «На отправке».
В справочнике «Исходящая корреспонденция» всегда можно отследить кто, когда, какой организации, каким образом отправлял письма. Ответственный за отправку сотрудник (например, секретарь приемной) для отправок по Почте России формирует отчет «Список отправлений по форме Почты России» и фиксирует факт отправки с помощью сценария «Перевод корреспонденции в статус отправлено». Отв. сотрудник имеет возможность зафиксировать в факт получения оправления Адресатом, а также факт возврата отправлений (по кнопкам из карточки отправки).
Права на работу с корреспонденцией.
В решении «Работа с входящей/исходящей корреспонденцией» предусмотрены разные виды прав на поля рег. карточек. Права зависят от статуса корреспонденции и текущего пользователя. Для входящей корреспонденции права разграничиваются для секретаря приемной, ассистентов отделов, адресата и остальных пользователей. Для исходящей корреспонденции: для секретаря приемной, ассистентов отделов, отправителя и остальных пользователей.
При этом, если установлен признак конфиденциальности письма, то опись и документы смогут увидеть только Адресат (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для вх. корреспонденции), Отправитель (и его замещающий) и все сотрудники его подразделения (для исх. корреспонденции).
Заключение
Внедрение технического решения позволяет автоматизировать процессы регистрации входящей и исходящей корреспонденции на предприятии. Как следствие происходит:
Варианты регистрации
Прием и регистрация документов в делопроизводстве может быть ручной и автоматизированной. Сегодня ограниченное количество организаций прибегает к первому методу. Система регистрации оказывает значительное влияние на документооборот, технологию контроля исполнения бумаг, организацию справочной работы и сохранность любых сведений.
Каждому документу присваивается специальный индекс (регистрационный номер). Он состоит из букв и цифр. Выделяют несколько вариантов регистрации:
Карточная форма допускает расположение карточек в любой последовательности. Она определяется в соответствии с инструкцией по делопроизводству либо учреждением самостоятельно. Заниматься такой регистрацией может сразу несколько человек. Журнальная форма находит применение в случаях, когда учёт документов стоит на первом месте по важности. Через журналы регистрации, представляющие собой реестр информации, осуществляется учет ценных документов, например, трудовых книжек и паспортов.
Специальные банки содержат журналы учета организационных счетов и депозитных вкладов. Особенностью такой системы является ограниченный доступ. Она обеспечивает конфиденциальное хранение данных. Для каждой группы документов предусмотрена своя форма журнала.
Использование журнальной формы кажется удобным до тех пор, пока организация держит в обороте небольшое количество документов. Если же фирма использует их в большом количестве, тогда выявляются значительные недостатки, например, регистрация доступна только по порядку поступления бумаг. Занимается такой работой только 1 человек. Соответственно, процесс регистрации может заметно затянуться, если поступает много документов. Но главным минусом этой системы является отсутствие возможности контроля за временем исполнения действий.
Ещё один вариант — автоматизированная система. Она осуществляется на компьютере и считается самой удобной формой ведения документации. Люди, осуществляющие контроль за поступающей корреспонденцией, могут находиться на различных рабочих местах. Имеющуюся информацию можно объединить в единую базу данных через программу и использовать ее для централизации информации.
Входящие документы
Определить, какие документы относятся к входящим, несложно — это корреспонденция, поступающая в организацию из любых внешних источников, к которым относится и электронная почта. Регистрация таких бумаг осуществляется централизованно. На них ставится штамп «Входящий №…». В небольшой организации за эту работу отвечает секретарь. Она проводится в компаниях, которые располагают канцелярией. Так называется отдел, где работает группа сотрудников, следящих за объёмом входящей корреспонденции. Создается регистрационная форма, в которую вписывают все сведения о ней:
Регистрационная форма изначально не заполняется полностью. Сначала документ нужно зарегистрировать, для этого ставится отметка о его поступлении в организацию. Он проходит первичную сортировку.
До момента регистрации и передачи владельцу учреждения документации в ней нельзя писать срок исполнения, резолюцию и имя исполнителя. Всё это указывается после того, как руководитель рассмотрит поступившие бумаги. По ходу исполнения прописывается номер дела и информация о том, на какой стадии находится процесс.
Регистрационная форма представляет собой карточку в формате А5 или А6. Она должна быть изготовлена из плотной бумаги. На предприятиях используют карточки разных цветов. На них могут присутствовать разноцветные полосы, расположенные по диагонали или в верхней части.
Если работа осуществляется по автоматизированной системе, можно выводить форму карточки на экран и заносить сведения, как если бы это делали от руки. Автоматизированная система удобна тем, что информацию разрешается дополнять. Например, можно обозначать:
Электронный регистрационный бланк содержит поля, которые необходимо заполнить вручную правильно и по образцу. Также присутствуют здесь данные, которые можно выбирать из раскрывающихся списков посредством отбора подходящей информации. Такой подход к вводу информации значительно сокращает время заполнения карточки. Кроме того, его плюсом является отсутствие разночтений и опечаток, из-за которых в дальнейшем могут возникать сложности. Любую информацию можно искать в автоматическом режиме.
Работа с исходящими и внутренними данными
Когда проводится отправка исходящего письма адресату, тоже находят применение регистрационные бланки. Они во многом похожи на используемые при обработке входящей корреспонденции листы. Однако здесь должны прописываться другие сведения:
Сведения о количестве листов могут быть добавлены на дополнительной основе. Регистрация исходящих бумаг осуществляется на участке, через который высылается любая корреспонденция. Этот процесс проводится децентрализовано. За него отвечают отделы, где происходит создание и оформление бумаг (канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров). Фиксировать поступление внутренней документации необходимо в тот же день, когда руководитель поставил на ней свою подпись и утвердил её.
Самостоятельная нумерация предусмотрена в отношении докладов, договоров, распоряжений и приказов. К порядковому номеру могут быть добавлены буквы. Применение рациональной системы регистрации обеспечивает современное поступление информации в службе делопроизводства. Соответственно, сотрудники могут выполнять все ключевые задачи без сбоев и контролировать своевременное исполнение приказов руководства.
Важные нюансы
Заниматься процессом регистрации входящей документации должен узкий круг сотрудников. Их обязанности следует четко разделить. Руководитель обязан прописать все эти особенности в должностной инструкции. Например, могут быть созданы отделы и службы делопроизводства. Можно также принять на работу офис-менеджера.
Для всех видов бумаг заводят отдельные журналы. Они хранятся в отведенных для этого местах с соответствущими заголовками. Журналы должны быть индивидуальными для входящих писем, распоряжений, приказов, обращений со стороны граждан и т. д. Важно, чтобы информация по документам была максимально полной. Существуют виды корреспонденции, которые не подлежат регистрации. К ним относятся:
Во время регистрации закладывается определенная поисковая система по всем имеющимся данным. Целью такой работы является контроль за исполнением ключевых действий, касающихся трудового процесса. В случае рациональной организации всех ее этапов деятельность организации становится более продуктивной. Отделы работают эффективно, у сотрудников не возникает непредвиденных сложностей.
Организация учета входящей и исходящей корреспонденции
Новости
Чат-бот – эффективный помощник для HR-служб. Новые возможности автоматизации.
Бесплатный вебинар: Как организовать договорную работу с помощью программы 1С:Документооборот.
Если учет входящих и исходящих документов в вашей организации ведется в электронном файле Excel или в бумажном журнале – эта статья для вас.
В организациях учетом входящих документов занимается специальное структурное подразделение (служба ДОУ) или секретарь. Ежедневно в организацию поступают десятки, сотни документов: письма, коммерческие предложения, бухгалтерские и прочие документы. В большом потоке информации становится сложно поддерживать порядок и контролировать исполнения документов. Это зачастую приводит к тому, что не все документы доходят до адресата, а некоторые просто теряются и остаются без ответа.
1С: Документооборот располагает всеми необходимыми инструментами для эффективного ведения учета входящей и исходящей корреспонденции.
В программе сохраняется вся история движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.
Все документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются в работу исполнителю. В программе предусмотрена возможность регистрации входящих документов как от юридических, так и от физических лиц. Также в программе поддерживается учет обращений граждан. При этом предусмотрены настройки, позволяющие ограничить доступ сотрудников к входящим документам и персональным сведениям о физических лицах, в соответствии с Федеральным законом РФ от 27 июля 2006 года №152-ФЗ.
Стандартная схема обработки входящего документа в программе:
Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. В результате, найти документ, оправить его по почте, направить на исполнение или распечатать — дело одной минуты.
Исходящий документ может создаваться как сам по себе, так и в ответ на входящий документ. Присвоение регистрационного номера исходящему документу выполняется секретарем или ответственным сотрудником после того, как документ согласован и утвержден/подписан ответственным лицом. После записи исходящего документа, являющегося ответом на входящий, у входящего документа автоматически устанавливается пометка Отправлен ответ. Входящие и исходящие документы автоматически связываются в цепочки.
Рисунок 1 История переписки
Стандартная схема обработки исходящего документа:
Основная информация необходимая для настройки блока «Учет входящей и исходящей корреспонденции» в системе 1С: Документооборот
1. Перечень видов документов
Вид является важной характеристикой документа. Он определяет:
· состав реквизитов карточки документа;
В программе ведутся отдельные списки видов для входящих, исходящих и внутренних документов. При определении перечня видов документов, необходимо отталкиваться от желаемого результата, насколько детализировано вы хотите видеть аналитику по видам документов, какие отчеты формировать, каким образом искать документ, сортировать и отбирать нужные документы.
Рисунок 2 Виды входящих документов
2. Состав реквизитов карточек документов
При создании документа в системе заполняется учетно-регистрационная карточка. Внешний вид карточки и набор ее полей для каждого вида документа может быть разный. В системе предусмотрены основные, предопределенные системой реквизиты, и дополнительные, которые определяются для каждого вида документа и настраиваются администратором системы. Реквизиты карточки можно вынести в отбор в списке документов, в отчет, либо настроить по реквизиту условие маршрутизации для бизнес-процесса.
Рисунок 3 Настройка основных реквизитов карточки документа
Рисунок 4 Настройка дополнительных реквизитов карточки документа
3. Перечень шаблонов исходящих документов
Шаблон документа – это частично заполненная карточка документа. Шаблон может быть с вложенным файлом типовой формы документа, а может быть без файла. Для типовых форм настраиваются правила автоматического заполнения. Один вид документа может содержать несколько шаблонов.
Рисунок 5 Шаблон исходящего документа с типовой формой
4. Типы связей между документами
В системе есть предопределенные типы связей, по которым карточки документов могут быть связаны между собой. Помимо этого, можно настраивать дополнительные связи вручную.
Рисунок 6 Типы связей
В 1С: Документооборот 8 поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, контрагента, подразделения, вопроса деятельности, проекта. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор. В настройках нумератора также указывается периодичность нумерации: год, квартал, месяц, день, непериодический.
Рисунок 7 Нумератор входящего документа
6. Маршруты обработки документов
Для настройки маршрутов обработки документов можно использовать любой бизнес-процесс системы. Для настройки последовательного маршрута более одного этапа используется типовая обработка документа или комплексный бизнес-процесс. При настройке шаблона бизнес-процесса, прописывается описание, последовательность и сроки исполнения задач, важность, условия маршрутизации. Условия маршрутизации позволяют системе автоматически изменять маршрут, привлекать дополнительных согласующих или исполнителей, в зависимости от выполнения условий.
Рисунок 8 Обработка входящего документа
Это минимальный перечень настроек, необходимый для организации учета входящих и исходящих документов в 1С: Документооборот.